Si tu empresa está en expansión también hay más volumen de documentos, facturas y contratos. Por lo tanto, para almacenar necesitas más espacio y personal. La mayoría de las veces esto se convierte en un problema que puedes solucionar dando un paso a la era digital. En este punto te preguntarás ¿Cómo digitalizar documentos en la empresa? Es sencillo, vamos a explicarte todo en detalle.
Pasos a seguir cuando se plantea como digitalizar documentos en la empresa
Todo el material que se genera en tu empresa puede almacenarse en un nuevo formato, digitalizar textos escritos a mano, facturas, pedidos, mapas, planos…No importa cuál es el objetivo de tu negocio, incluso si apenas estás abriendo las puertas de tu empresa tienes la posibilidad de empezar desde cero.
Digitalizar documentos en la empresa puede hacerse de forma eficiente siguiendo estos pasos:
- Revisar cada documento para categorizarlo. Se recomienda hacerlo por tipo, fecha e importancia.
- Gestionar la información de acuerdo a las necesidades de la empresa.
- Definir el formato en que se va a digitalizar texto.
- Establecer la cantidad de documentos que pasarán a almacenarse en una nube.
¿Cómo digitalizar documentos escaneados?
Lo primero que debes saber es que digitalizar y escanear son dos cosas diferentes. Sí, ambos crean documentos que se almacenan en una nube o computador, pero solo la digitalización permite editar el material.
Entonces ¿cómo digitalizar documentos en la empresa siendo escaneados?, es sencillo solo es preciso usar herramientas para convertir los documentos escaneados en archivos digitales. Hoy hay aplicaciones para escanear y digitalizar documentos tan fáciles de manejar que puedes hacer el proceso desde tu teléfono. CamScanner, TinyScan, Office Lens, son solo algunas de las apps o softwares en los que te puedes apoyar.
¿Cómo digitalizar documentos en pdf?
El formato PDF es uno de los más seguros y por eso de los más usados por las empresas. De allí que sea común que al pasar de la analogía a lo digital surja la duda sobre cómo digitalizar documentos en pdf.
Una de las formas de hacerlo es a través del programa Adobe Acrobat, su opción de digitalización específica cada paso desde el momento que inicias el proceso. Además no tienes que preocuparte porque se trata de un programa intuitivo.
Incluso podrás escoger si guardarás los archivos a color, blanco y negro, imágenes o si vas digitalizar textos escritos a mano.
Beneficios de dar el paso hacia la digitalización en una empresa
Si estás dando los primeros pasos sobre cómo digitalizar documentos en la empresa tienes que saber que estás a punto de obtener una serie de beneficios que contribuirán en el crecimiento de tu negocio. Estos son solo algunos:
Mejor acceso
Cuando tienes todos los documentos de tu empresa en una nube puedes acceder fácil y rápido a justo lo que necesitas. Porque con solo ubicar la fecha, palabra clave, o cualquier otro sistema que escojas para la búsqueda tendrás resultados en solo segundos.
Imagina que estás de viaje y necesitas leer un documento con urgencia, la digitalización te permitirá acceso al archivo incluso desde el teléfono móvil. ¿Te has planteado los beneficios de digitalizar facturas en tu negocio?
Trabajo en equipo
El manejo manual de los documentos pasará a ser historia cuando comienzas a digitalizar texto, porque te proporciona una mejor gestión de trabajo en equipo. Al permitir que todo el personal pueda acceder a los documentos desde cualquier oficina o incluso si se encuentran fuera de las instalaciones de la empresa, se optimizan los procesos y la colaboración.
Reducción de costes
Usarás menos papel, ya no tendrás la necesidad de imprimir documentos en grandes volúmenes y eso te ahorra dinero mientras al mismo tiempo contribuyes con el medio ambiente.
Piensa, además, que el uso de sistemas automatizados te permite evaluar los procesos para determinar si el modelo de gestión que usas es efectivo. De esa forma es más factible un retorno de la inversión.
Si aún no has dado el primer paso para que en tu empresa la digitalización de documentos sea un hecho ya tienes las herramientas que te permitirán lograrlo de forma efectiva. Esperamos que esta información te haya sido de utilidad.
Si necesitas más información o asesoramiento para realizarlo, no dudes en contactar con nuestra asesoría tecnológica de COMO DIGITALIZAR. Ayudamos a la empresa y al pequeño negocio a subirse al tren de la transformación digital. No dejes pasar la oportunida de aprender COMO DIGITALIZAR TU NEGOCIO. Es tu futuro.
