Si toda la vida has trabajado con facturas en papel, es normal que te sientas abrumado al pensar en hacer un cambio tan importante. En este artículo te explicaremos como digitalizar facturas en tu negocio. Pero veamos primero los beneficios que te reportará dar este paso.
¿Por qué digitalizar tus facturas?
La transformación digital, aplicada al ámbito de la contabilidad, te ofrece las siguientes ventajas:
- Ahorrarás dinero y espacio al prescindir de equipos de oficina, copias en papel y archivos.
- Con la ayuda de un software de facturación, podrás realizar de forma automática o en cuestión de segundos, tareas que ahora requieren mucho tiempo, como organizar el papeleo, introducir datos y crear informes.
- Al implementar un sistema basado en la nube, tendrás la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar en que haya conexión a Internet, y enviar la documentación a tu gestor o administrativo a través de medios electrónicos.
Cómo digitalizar tus documentos contables
Como Digitalizar Facturas implica escanear tus documentos en formato físico y luego convertirlos en documentos electrónicos que se pueden almacenar de forma segura en la nube y gestionar con la ayuda de una aplicación informática. Los pasos para digitalizar tu contabilidad son:
- Reunir toda la información. Esto puede llevar algo de tiempo, pero es fundamental para decidir qué documentos deben conservarse en formato electrónico y cuáles pueden destruirse. Esta etapa también implica retirar los clips y grapas de las hojas que pasarán por el escáner.
- Escanear los documentos. Las características del escáner determinarán cuánto tiempo te tomará realizar esta tarea. ¿No cuentas con la tecnología adecuada para escanear grandes volúmenes de información? Puedes alquilar un equipo de gran capacidad o contratar a una empresa que haga el trabajo por ti.
- Convertir las imágenes. Un software de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) transformará los archivos de imagen en documentos editables. Así podrás manipularlos siempre que sea necesario.
- Guardar tu documentación. Deberás contratar un espacio de almacenamiento en la nube para conservar tus documentos digitales de forma segura y crear copias de seguridad de forma automática.
- Gestionar tu información contable. Con la ayuda de un software de contabilidad, podrás simplificar el proceso de seguimiento, gestión e informe de la actividad financiera de tu negocio. En el mercado, existen distintas aplicaciones. Algunas están diseñadas para sectores específicos, mientras que otras son más generales.
Cómo digitalizar de manera certificada
La digitalización certificada es un proceso que transforma imágenes en documentos con un formato estándar. Para realizar la conversión, tendrás que usar uno de los programas homologados por la Agencia Tributaria, de acuerdo con la Ley 37/1991, 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
También deberás contar con un certificado y una firma digitales. El primero es un fichero informático que avala la identidad del firmante y permite verificar cuando se firmó el documento. Por otro lado, la firma electrónica es un mecanismo criptográfico empleado para demostrar que la persona que envió un documento es quien afirma ser y que este no ha sido manipulado.
Si quieres que tus documentos contables o fiscales tengan validez oficial en cualquier circunstancia y ante cualquier organismo, es indispensable que lleves a cabo la digitalización certificada.
Digitalizar tu contabilidad vale la pena
La modernización de tu empresa pasa por la digitalización de tus documentos contables. Como digitalizar facturas, como ves, no es un proceso tan largo y complicado como muchos creen. Así que no lo pienses más. Cuanto más rápido lo hagas, más pronto estarás disfrutando de los beneficios que te ofrece la transformación digital.
Si has llegado hasta aquí, te agradecemos la lectura del artículo Cómo digitalizar facturas en la empresa. Esperamos que hayas aprendido y te sea útil. Si sigues con dudas, o necesitas asesoramiento personalizado, no dudes en contactar con nuestra asesoría en digitalización de empresas de CÓMO DIGITALIZAR. Somos empresarios como tú.
